Selesai perencanaan, dimulai pelaksanaan persiapan. Fokus pertama pemenuhan dokumen yang diperlukan untuk pembuatan visa. Diantaranya : passport yang masih berlaku minimal 6 bulan sebelum keberangkatan, bukti tiket pulang pergi, bukti booking hotel dan kartu bukti vaksin meningitis.

Passport aman, masih berlaku panjang. Pemilihan penerbangan butuh beberapa hari sebelum pembelian, yang jadi pertimbangan tidak saja harga tetapi juga kapasitas bagasi, yang pulang harus lebih banyak, kalau pergi oke standard 23 kg per orang, tetapi pulang harus di atas itu, sudah pasti bisa menebak itu akibat pengaruh stakeholder mana ya? ☺️. Pembelian tiket menggunakan aplikasi Traveloka, dengan pertimbangan risiko dan harga. Kalau pembelian lansung ke maskapai, harga bisa lebih mahal rata-rata 5%, risiko juga begitu, melihat lesson learn dari beberapa sumber, Traveloka termasuk risiko paling rendah dengan customer servis yang baik.

Akhirnya jatuh pilihan penerbangan untuk pergi pakai Saudia air, penerbangan lansung dari Soeta ke Jeddah sekitar 9 jam. Sementara pulang menggunakan Qatar Air, transit sekali di Doha selama 4 jam. Bagasi Qatar 30 kg perorang, cocok dengan requirement khusus diatas. Untuk pulang ada beberapa sebenarnya, termasuk Emirate yang transit di Dubai, saya bilang ke Istri, Dubai pro Zionist, Qatar saja yang jadi penjamin dan negosiator Palestina. Secara biaya tiket pesawat menjadi porsi paling besar dari budget. Syarat pertama tiket pesawat selesai. Pemesanan tiket menggunakan aplikasi Traveloka,

Selanjutnya pemilihan hotel, juga menggunakan aplikasi Traveloka, butuh beberapa hari. Syarat utama, selain harga juga jarak dari Masjidil Haram Makkah dan masjid Madinah tidak lebih dari 600 m. Sesuai dengan analisa risiko, cuaca panas di Makkah bulan Juli akan menjadi tantangan tersendiri kalau jarak jauh. Akhirnya di pilih Worth Elite Hotel, awalnya full 9 hari di Makkah disana, tetapi setelah melihat total biaya, akhirnya 2 hari terakhir bisa pindah ke Pullman Zamzam Tower di Makkah, dan Tulip Inn Daer el Rawafedh di Madinah.

Analisa peta Google map, Hotel Worth Elite sekitar 600 m dari Masjidil Haram, kalau Pullman Zamzam, pas di depan pintu king abdul azis Masjidil Haram, 100 m tidak sampai. Sementara hotel Madinah juga pas di depan masjid, sesuai persyaratan syarat bukti booking hotel selesai.

Selanjutnya pemilihan klinik untuk vaksin. Graha Medika Yasmin yang dipilih karena punya stok di rentang waktu yang di targetkan. Vaksin maksimal 1 bulan sebelum keberangkatan. Di hari kami melakukan vaksin, tiba-tiba keluar aturan baru, bahwa untuk umrah, syarat vaksin di tambah dengan polio, tidak hanya menginitis. Terpaksa pada hari itu juga cari RS yang tersedia, karena di Graha Medika belum ada, akhirnya dapat di RS PMI Bogor. Bukti vaksin dulu buku kuning, sekarang hanya sertifikat electronik yang terintegrasi dengan data passport. Vaksin polio ini di luar scope awal dan tidak juga masuk ke register risiko, terpaksa Change Request (CR) untuk penambahan Budget.

Setelah semua dokumen utama untuk pengurusan visa selesai, travel untuk pengurusan visa juga sudah di tentukan di stakeholder utama dari fase inisiasi, tiba-tiba keluar aturan baru bahwa setelah musim haji tahun ini, penerbitan visa harus memenuhi persyaratan tambahan, yaitu hotel yang di booking harus masuk dan terverifikasi dalam sistem Nusuk, sistem baru terpadu untuk umrah dan haji dari pemerintah Arab Saudi. Dan infonya hotel yang di pesan belum masuk, sehingga terhalang pembuatan visa.

Pemilihan Traveloka untuk pembelian hotel terasa tepat pada saat kondisi ini. Custom servis mereka bergerak cepat untuk melakukan klarifikasi, tidak saja ke hotelnya tetapi juga memastikan pesanan hotel tersebut terkonfirmasi oleh Sistem nusuk, perlu 3 hari untuk proses konfirmasi tersebut dan clear.

Tetapi tiba-tiba datang informasi baru lagi dari travel provider visa. Bahwa jumlah hari booking hotel di Makkah kurang satu hari, setelah di cek lagi, wah benar, tanggal 21 Juli hari pertama kedatangan belum terbooking, rupanya ada kesalahan di rundown aktivitas pelaksanaan, tiket 21 Juli jam 12.04 AM, artinya pagi, bukan malam. Sementara booking hotel mulai dari 22 Juli. Kasus ini juga di luar register risiko, terpaksa penambahan kamar tidak melalui provider visa, harganya sudah 20% lebih mahal, CR lagi.

Juga tambahan persyaratan dari perusahaan provider visa di Makkah, bahwa salah satu transport lokal harus mejadi scope mereka, awalnya kami sudah rencanakan transpor lokal dengan berbagai moda, terpaksa transport dari Bandara Jeddah ke Hotel Makkah di keluarkan dari rencana awal menggunakan kereta cepat Haramain, menjadi scope travel lokal dengan harga 2 kali lipat dari Kereta cepat. CR lagi.

Paralel pengurusan visa, dilakukan pemilihan transport lokal dan aplikasi pendukung selama di selama di Makkah dan Madinah. Aplikasi yang  kami rencanakan adalah Nusuk dan Careem. Nusuk akan kami gunakan untuk pembelian transport kereta cepat Haramain juga untuk booking masuk Raudhah di Madinah. Careem semacam Grab untuk transport lokal. Dua aplikasi tersebut juga digunakan untuk pembayaran keperluan lokal.

Transportadi bandara Jeddah ke Hotel Worth Elite, masuk scope provider visa menggunakan mobil rental. Dari hotel worth elite ke Hotel Pullman Zam-zam, jalan kaki saja 500 m. Makkah-Madinah menggunakan kereta cepat Haramain, begitu juga Madinah-Jeddah. Booking tiket menggunakan aplikasi Nusuk. Tetapi ada issue yang tidak bisa di selesaikan, tiket Haramain Makkah-Madinah dikirim lansung ke email setelah pembayaran, tetapi tiket Madinah-Jeddah, tidak terkirim ke email. Di aplikasi nusuk hanya muncul satu tiket. Komunikasi ke kereta cepat Haramain dan aplikasi nusuk tidak mendapat jawaban, tambahan register risiko yang akan di selesaikan lansung saat di Makkah.

Transport lokal dari Hotel Pullman ke stasiun Kereta Haramain menggunakan taksi atau careem, lansung di Makkah. Juga transport stasiun Haramain ke hotel Madinah menggunakan moda yang sama. Analisa peta hotel Pullman ke stasiun sekitar 20 menit dan dari stasiun haramain Madinah ke hotel sekitar 15 menit.

Visa akhirnya terbit, mulai pelaksanaan persiapan paralel menunggu kartu siskopatuh kemenag, ini juga syarat, data siskopatuh terkoneksi dengan pengurusan visa, hanya travel terdaftar siskopatuh yang bisa mengajukan visa.

Karena kelebihan budget untuk yang mandatori tidak bisa lagi di kurangi, mau tidak mau perlengkapan yang sudah di rencanakan untuk di beli di review kembali, yang besar -besar seperti koper akhirnya minjam ke Bunda Wa. Budget makan dan lain-lain di lakukan respon risiko dengan transfer ke budget nyonya 😬.

Akhirnya semua persiapan selesai, tinggal eksekusi rencana pelaksanaan sesuai dengan rundown.

Masjidil Haram, 22 Juli 2025 #umrahMandiri