Kami mulai dengan perencanaan lingkup, dari requirement utama pada fase inisiasi di lakukan penentuan lingkup dan ditetapkan baseline, hasilnya work breakdown structure (WBS), modelnya aliran proses. Level pertama WBS adalah dua rekapitulasi aktivitas yaitu persiapan dan pelaksanaan. Persiapan diturunkan menjadi level 2 yaitu Dokumen data diri dan akomodasi serta pengurusan Visa. Sedangkan Pelaksanaan diturunkan menjadi rundown sampai level jam.

Level 3 WBS atau work package (WP) persiapan terdiri dari : passport dan KTP, asuransi kesehatan, kartu vaksin, penerbangan, hotel, transport lokal Saudi, perlengkapan dan pendukung ibadah, komunikasi.

Untuk aktivitas pelaksanaan, level 2 diturunkan menjadi WP per hari, mulai dari hari 0 keberangkatan sampai hari 12 kepulangan. Hari pertama sampai ke 8 di Makkah, hari ke 9 sampai 12 di Madinah. Setiap WP di turunkan menjadi aktivitas per jam dengan atribut keterangan detail stakeholder.

Setelah baseline lingkup berupa WBS selesai, dilakukan perencanaan waktu. Setiap WP ditentukan aktivitasnya. Untuk semua WP persiapan, model aktivitas yang di define ada dua yaitu pemilihan/penetapan resources dan pelaksanaan. Misalnya penerbangan, aktivitas pertama menentukan penerbangan yang dipilih, setelah di tentukan dilakukan booking dan pembayaran tiket sampai keluar e-tiket. Begitu juga dengan WP yang lain.

Setelah aktivitas di tentukan di lakukan sequencing semua aktivitas, baik dalam WP maupun antar aktivitas di WP yang lain. Kemudian dilakukan estimasi durasi masing-masing aktivitas, yang menghasilkan estimasi waktu secara total. Untuk persiapan, total estimasi waktu di lakukan analisa reverse atau perhitungan terbalik dengan target keberangkatan 21 Juli di dapat target mulai dan selesai masing-masing aktivitas, menjadi baseline jadwal.

Paralel dengan perencanaan waktu dilakukan juga perencanaan sumberdaya, baik fisik maupun jasa. Semua Level aktivitas dan sumber daya masing-.asing dilengkapi dengan atribut diantaranya stakeholder dan status. Sehingga jelas detail sumber daya setiap aktivitas. Di setiap sumber daya atau aktivitas juga di estimasi kuantitas yang nantinya akan digunakan untuk perencanaan keuangan.

Paralel juga dengan perencanaan sumber daya dan waktu di lakukan analisa risiko yang ujungnya adalah rencana respon risiko, tidak dibuatkan terpisah tetapi terintegrasi dengan WBS menjadi tambahan ke sumber daya dan aktivitas. Misalnya untuk risiko cuaca, di tambahkan beberapa obat dan vitamin kedalam sumber daya.

Selanjutnya di lakukan perencanaan keuangan. Semua aktivitas dan sumber daya di estimasi biayanya berdasarkan beberapa sumber di internet. Semua biaya di tingkat WP di colocation ke level paling atas, sehingga di dapat total estimasi biaya. Untuk penentuan budget dilakukan lagi analisa reverse berdasarkan budget yang sudah ada sekitar 70 juta. Secara aktual rupanya dibutuhkan tambahan budget 10jutaan sebagai biaya kontigensi akibat analisa risiko.

Selain rencana lingkup, waktu, biaya, sumber daya dan risiko. Juga di lakukan rencana komunikasi, WA menjadi tool utama sehingga membutuhkan paket data selama di Makkah dan Madinah, kami memutuskan menggunakan roamax kartu halo untuk 12 hari. Rencana ini terintegrasi kedalam WBS.

WBS detail dapat di download di sini dan bisa digunakan sebagai referensi untuk yang membutuhkan.

Selanjutnya eksekusi, monitoring dan controlling.

Saudia SV827, Samudera India, 21 Juli 2025 #umrahMandiri