Siklus proyek atau project life cycle adalah phase atau tahap pengerjaan project dari awal sampai akhir. Dalam PMBOK 6th edition,  tahap atau phase tersebut minimum terdiri dari 4 tahap, tergantung pada ukuran dan kompleksitas dari project itu sendiri. Diantaranya, tahap memulai proyek (Starting the project),  tahap Persiapan (Organizing and preparing), tahap Pelaksanaan (Carrying out the work) dan tahap penyelesaian proyek (Closing the project).

Bentuk atau model project Life Cycle yang akan digunakan dalam memanage sebuah project disesuaikan dengan type dari project itu sendiri, bentuk Project Life cycle yang dipakai ini menjadi salah satu bagian dari Project Management Plan. Secara umum ada dua jenis Project Life Cycle, Predictive atau Adaptive. Prediktive digunakan untuk proyek dengan skope yang sudah jelas contohnya proyek-proyek konstruksi. Sedangkan adaptive life cycle digunakan untuk proyek-poyek yang skopnya sudah dijelaskan tetapi ada kemungkinan untuk menyesuaikan pada saat proyek berlansung, contoh penggunaan pada proyek-proyek IT.

Dalam setiap tahap atau setiap cycle proyek, bisa terdapat satu atau beberapa process group yaitu proses dan langkah-langkah dalam pelaksanaan project itu sendiri. Sebagai contoh, pada tahap permulaan project, terdapat satu Grup Proses.

Process Group/grup proses terdiri dari 5 tahap (phase), yaitu Tahap inisiasi proyek (initiation phase), tahap perencanaan (planning phase), tahap pelaksanaan (excecution phase), tahap Monitoring dan kontrol (Monitoring and controling phase) dan tahap penyelesaian proyek (closing phase)

Output utama tahap inisiasi adalah project charter, atau dokumen proyek yang berisikan tujuan dari proyek itu sendiri, bagaimana mengukur tujuan dari project serta kriteria sukses dari project itu sendiri, Requirement project secara umum, deskripsi proyek, batasan dari project serta Deliverable utama dari proyek  itu sendiri, Rekap dari resiko utama proyek, rekap jadwal utama proyek, persetujuan pemakaian awal pembiayaan untuk resource, Stakeholder kunci dari proyek, Ketentuan persetujuan proyek, kriteria proyek berakhir, penunjukan manager proyek dan nama dari sponsor proyek. Dokumen ini dijadikan dasar bahwa proyek siap untuk di laksanakan dan menjadi input untuk proses proyek selanjutnya.

Tahap perencanaan merupakan tahap yang paling penting yang membutuhkan banyak waktu dan personel yang terlibat sesuai dengan besar kecilnya proyek. Output utama dari phase perencanaan berupa dokumen sepuluh Project Management Plan, tiga baseline, berupa baseline skop proyek, baseline biaya dan baseline waktu pelaksanaan proyek, serta lima dokumen tambahan. Output dari phase perencanaan ini akan menjadi dasar dari eksekusi, monitoring dan kontroling serta penyelesaian proyek (Closing Project). Tahap perencanaan ini merupakan kunci keberhasilan tahap proyek selanjutnya.

Tahap eksekusi merupakan tahap dilaksanakannya proyek, mulai dari pembelanjaan sampai konstruksi, mengacu pada output dari tahap perencanaan. Output utama dari tahap ini diantaranya produk, jasa dan hasil (deliverable). Pada phase inilah proyek dilaksanakan secara lansung, semua pengetahuan yang dibutuhkan di manage dengan baik berupa register dari pembelajaran (lesson learn).  Memanage kualitas juga di lakukan pada phase ini mengacu pada rencana kualitas pada project management plan. Penyedian resource baik sumber daya manusia maupun physical resource (Material, alat, dll) juga di lakukan pada phase ini.

Tahap Monitoring dan kontroling, berlansung sepanjang proses group proyek , mulai dari inisiasi sampai closing proyek. Dokumen kontrol mulai dari kontrol administrsi, kontrol kualitas, kontrol tenaga kerja, kontrol material, kontrol jadwal, sampai pada kontrol keuangan proyek, laporan-laporan, risalah rapat, hasil tes dan inspeksi dan lain-lain yang menggambarkan pelaksanaan proyek. Segala hal dalam tahap ini harus terdokumentasikan dengan baik untuk keperluan tahap selanjutnya. Deliverable proyek yang sudah dikerjakan pada proses group eksekuting di verified dan di validasi pada proses ini, untuk memastikan sesuai dengan Project Management Plan.

Proses group closing atau penyelesaian proyek merupakan tahap akhir dari sebuah proyek atau phase, tahap ini terdiri dari serahterima dan masa perawatan, serahterima umumnya dibagi dua tahap, tahap pertama setelah pekerjaan konstruksi selesai dan siap digunakan dan selanjutnya setelah masa perawatan selesai. Output dari tahap ini adalah final produk, servis dan hasil serta Final report, berupa  dokumen yang berisikan semua dokumen kontrol dalam tahap konstruksi, gambar final (as built drawing), manual operasi dan berita acara serah terima. Pada tahap ini juga dilakukan update terhadap semua dokumen proyek.

Proyek merupakan pekerjaan yang ada awal dan pasti ada akhir, dokumentasi merupakan point penting untuk mampu telusur dikemudian hari, bahkan ada yang berpendapat bahwa proyek itu adalah dokumen, ada benarnya juga.

Semoga menambah pengetahuan.

*revisi 6 Oct 2019